（本ページはプロモーションが含まれています）
はじめに
みなさん、お久しぶりです。
猫好き総務課長、しめさばです。
公私共に大忙しで、すっかり久々の投稿になってしまいました。
色々と書き溜めていた記事もあるのですが、
久々ということで原点に立ち返り、今回は「総務初心者」な方向けの記事を書いていきたいと思います。
私の経験上、総務への異動って
春よりも秋、いわゆる「下期から」が多いような気がするんですよね。
（総務として入社した人なら、春からってことももちろんありますが）
ちなみにしめさばは、4月に入社して6月から本社の総務へ異動という
極めてレアパターンでしたが。。。
改めまして、、、
総務に配属されたばかりで、「何から始めればいかわからない…」と悩む方も多いのではないでしょうか？
総務業務は範囲が広く、一見するとどれも重要そうに見えますよね。。。
しめさばも、初めて総務へ異動となったとき
社長からは「しめさば君なりに会社を守ってくれるよう、頑張ってくれ」
とだけ言われ、「何から始めればいいんだ…」と頭をかかえたことがあります（笑）
そこで今回は、総務初心者がまずは押さえておきたい基本業務を5つに絞り、
それぞれ具体的なポイントを解説していきます。これを読めば、自信を持って業務に取り組めるようになりますよ！
総務の基本業務5選
1．備品管理の基本
綺麗に陳列された文房具のイメージ
備品の在庫が切れると、社員の作業効率がダウン
備品管理は、総務業務の基本中の基本です。
効率的に行うためには、以下の手順を押さえておきましょう。
・備品リストを作成
まずは社内で使用している備品
（ペン、コピー用紙、ホワイトボードマーカーなど）の一覧を作成します。
どの部署がどれだけ使用しているかも記録しておくと、発注計画が立てやすくなります。
・発注と在庫管理のポイント
「必要なときに必要な分だけ」を確保するため、月1回の在庫チェックをルール化しましょう。便利なツールとしては、ExcelやGoogleスプレッドシートのテンプレートを活用できます。
・失敗しない発注のコツ
「単価が安いから」と大量発注しすぎると保管スペースを圧迫します。
あの有名な「トヨタ生産方式」でもよく語られていますが、
「在庫はコスト」です。
保管場所を用意することは、その分の家賃を奪われているということにもなります。
必要最低限の数量を意識して発注しましょう。
2．社内イベントの運営
ファイティングポーズの鬼
「会社で行う節分イベント」について詳しく解説した記事はこちら！ （本ページはプロモーションが含まれています） こんにちは！猫好き総務課長、しめさばです。 2月3日は節分「でした」！ 本当は節分の前にこの記事をアップしたかったのですが、 すっかり忘れておりました。。 ... 続きを見る
企業文化を豊かにする、節分イベントの進め方 7つのポイント
社内イベントは社員のモチベーション向上につながる重要な業務！
例えば、新年会や健康診断の準備、福利厚生に関するイベントなど、
総務が中心となって運営することが多いですよね。
・計画書の作成
イベントの目的、スケジュール、予算、役割分担を明確にします。
これを最初に作ることで、スムーズに進められます。
・トラブルを防ぐリマインダー
開催日が近づいたら、参加者にリマインドメールを送ることを忘れずに。
日程や持ち物の確認事項を簡潔にまとめると効果的です。
3．文書管理
契約書や重要書類は会社の命綱！
紛失や漏洩を防ぐため、文書管理は慎重に行いましょう。
・保存場所の整備
紙の契約書は耐火性のあるキャビネットに保管。
デジタルデータはフォルダを階層化し、検索しやすい命名規則を設定します。
・保存期間の確認
文書には保存期間が法律で定められているものがあります。
例えば、「契約書は5年間、給与明細は7年間」とかだぜ！
はい、会社のルールに従って管理しましょう。
4．オフィス環境の改善
海外のおしゃれなオフィスイメージ
快適な職場環境を作ることも総務の重要な役割！
社員が働きやすい環境を整えるため。日頃から小さな改善を積み重ねましょう。
・社員の声を集める
定期的にアンケートやヒアリングを実施して、オフィスの不満や改善案を把握しましょう。
・リフレッシュスペースの設置
休憩スペースや観葉植物を配置すると、社員のストレス軽減につながります。
3．社員サポート業務
「社員が困ったときに助ける」それが総務の真骨頂！！！
社員からの問い合わせ対応や、緊急時の対応は、信頼を築く上で重要な業務です。
・問い合わせ対応のコツ
FAQ（よくある質問）を作成しておくと、対応時間を短縮できます。
・緊急時のマニュアル整備
社員が体調不良になった場合の連絡フローや、AEDの場所と使用方法を共有しておくと安心ですね。
まとめ
以上、総務初心者が押さえておきたい5つの基本業務について解説しました。
これらを着実にこなしていけば、次第に自信を持って業務に取り組めるようになるはずです。
次は、これらの業務を効率化する便利ツールや、さらに深いテクニックについてお話しします。お楽しみに！
この記事が役に立ったと思ったら、ぜひシェアをお願いします！
次回の更新を見逃さないために、ブログのブックマークもお願いします！
総務への転職を目指すなら、まずは通信講座で衛生管理者の資格を取得しよう！
しめさばオススメの通信講座はこちら
衛生管理者の通信講座・アガルートアカデミー
