総務初心者必見！文書管理の基本ルールと効率化のコツ

はじめに

総務の業務の中でも「文書管理」は、会社全体の運営を支える重要な業務の一つです。
しかし、初めて総務の仕事に携わると、どのように文書を整理し、管理すれば良いのか戸惑うことも多いでしょう。

この記事では、総務初心者が押さえるべき文書管理の基本ルールを解説し、さらに効率化に役立つアイテムや書籍もご紹介します！

総務の基本業務を知りたい方は、まずはこちらの記事から！

1. 文書の分類方法を理解する

まずは、文書を適切に分類することが重要です。以下のカテゴリーを基本に整理しましょう：

• 契約書類：取引先や顧客との契約書。
• 社内規程：就業規則や業務マニュアルなど。
• 財務関連：領収書や決算書。
• プロジェクト資料：進捗報告や計画書。

分類が終わったら、フォルダやキャビネットを使って整理整頓を行いましょう。

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2. 保管期間と破棄ルールを守る

文書にはそれぞれ保管期間が法律や社内規程で定められています。以下は主な保管期間の例です：

• 契約書：5年～10年（商法で定められています）。
• 財務書類：7年（税務調査のため）。
• 就業規則：永久保存が推奨。

保存期間が過ぎた文書は、適切な手続きで破棄する必要があります。シュレッダーで機密を守ることも忘れずに！

シュレッダーは丈夫で強力な物を選んでおいた方が、後々のストレス軽減につながるぞ！

確かに、資金に余裕があるならしっかりとした業務用を選んでおいた方が楽ですね。。。

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3. 紙媒体とデジタル媒体の使い分け

最近では文書のデジタル化が進んでいますが、紙媒体にもメリットがあります。それぞれの特徴を理解し、使い分けましょう。

• 紙媒体のメリット：閲覧性が高く、直感的に扱える。
• デジタル媒体のメリット：検索性が高く、保存スペースを削減できる。

クラウドストレージ（例：Google Drive）や文書管理ソフトを活用して、重要なデータをバックアップしましょう。

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4. セキュリティ対策を徹底する

文書管理では、セキュリティ対策が欠かせません。特に、機密情報や個人情報を扱う場合は慎重に管理する必要があります。

• 物理的セキュリティ：鍵付きキャビネットや耐火金庫を活用。
• デジタルセキュリティ：パスワード保護や暗号化ツールを使用。

デジタル文書には、二段階認証やアクセス権限の設定を適用することで、安全性を高めましょう。

5. 文書管理を効率化する習慣をつける

文書管理は、一度整理して終わりではありません。日常的に管理する習慣をつけることが大切です。

• 定期的な見直し：月1回のルーチンに組み込む。
• 新しい文書の取り扱い：受け取った時点で分類と保存を実施。
• システムの活用：タスク管理ツールやリマインダーを使って定期的な確認を自動化。

まとめ

文書管理は地味な業務に思えるかもしれませんが、会社全体の効率と信頼性を向上させるための重要な仕事です。
本記事で紹介した基本ルールを実践し、総務担当者としてのスキルを一歩ずつ高めていきましょう！

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