忙しい総務担当者のための効率アップツール10選

はじめに

総務業務はその幅広さゆえに、気づけば毎日がバタバタ…。
「もっと効率よく仕事を進められないだろうか？」と感じることも多いのではないでしょうか？

そこで今回は、総務担当者の業務効率をグッと高める便利ツールを10個厳選してご紹介します！どれもすぐに活用できるものばかりなので、ぜひ試してみてください。

総務の基本業務を知りたい方は、まずはこちらの記事から！

1．スケジュール管理ツール：Google Calendar

「自分の予定だけじゃなく、チームの予定も一目で分かる！」
Google Calendarは無料で使えるスケジュール管理ツール。特におすすめポイントは以下の通り：

• 複数のカレンダーを共有して、会議室やイベントの予約状況を把握。
• リマインダー設定で重要な予定を忘れない。

Googleカレンダーのスタートガイドはコチラ

2．タスク管理ツール：Trello

「やるべきことが多すぎて混乱する…を解消！」
タスクをボード形式で視覚的に整理できるTrelloは、プロジェクト管理にも最適です。

• タスクの進捗を「未着手」「進行中」「完了」で管理。
• チームメンバーとタスクを共有し、担当を明確化。

Trelloについて詳しくはコチラ

3．備品発注プラットフォーム：アスクル

「日々の消耗品管理がこれ1つで簡単に！」
文房具やコピー用紙、清掃用品など、社内で必要な備品を一括で管理・発注できます。

• 配送スピードが速く、翌日到着も可能。
• 定期購入の設定で、注文忘れを防止。

アスクルについて詳しくはコチラ

4．社員管理ツール：SmartHR

「面倒な社員データ管理が驚くほど簡単！」
人事労務の効率化に特化したツール。給与計算や年末調整もスムーズに対応可能。

• 入退社手続きがオンラインで完結。
• 法令に対応した最新データ管理で安心。

Smart HRについて詳しくはコチラ

5．電子署名ツール：DocuSign

「契約書の印刷・郵送が不要！オンラインで完了！」
契約書のやり取りをデジタル化し、業務を大幅に効率化。

• 署名依頼の進捗状況が一目で分かる。
• 法的に有効な電子署名で、時間とコストを節約。

DocuSignについて詳しくはコチラ

6．プロジェクト管理ツール：Notion

「情報をすべて一元化して、探す手間をゼロに！」
メモやデータ、タスク管理など、あらゆる情報を一箇所で管理可能。

• プロジェクトごとにデータベースを作成。
• カスタマイズ性が高く、自分好みにレイアウトを変更できる。

Notionについて詳しくはコチラ

7．チャットツール：Slack

「メールよりスピーディーに社内コミュニケーション！」
Slackはスレッド形式の会話が可能で、チーム内での情報共有に最適。

• チャンネルを作成して、プロジェクトごとの情報を整理。
• 外部ツール（Google Drive、Trelloなど）との連携が強力

Slackについて詳しくはコチラ

8．クラウドストレージ：Google Drive

「いつでもどこでも、必要な資料にアクセス可能！」
資料の共有や共同編集が簡単にできるクラウドストレージ。

• バックアップ機能でデータ紛失のリスクを低減。
• 容量も無料で15GBと十分。

Google Driveについて詳しくはコチラ

9．オフィスレイアウトツール：Floorplanner

「オフィスのレイアウト変更をシミュレーション！」
ドラッグ＆ドロップで簡単にオフィスレイアウトを作成できるツール。

• 3Dビューで空間イメージを確認。
• レイアウト案を社内で共有して検討可能。

Floorplannerについて詳しくはコチラ

オフィス移転に関する記事はこちらです！

10．アンケート作成ツール：Google Forms

「社員の声を集めて、業務改善のヒントを得よう！」
アンケートや意見収集が無料で簡単に行えるツール。

• 回答データは自動でスプレッドシートに集計。
• 匿名回答で正直な意見を得られる。

Google Formsについて詳しくはコチラ

まとめ

これらのツールを活用することで、総務業務の負担を大幅に軽減し、効率よく進めることができます。気になるツールがあれば、ぜひ一つずつ試してみてください！

あなたの業務効率化の第一歩になれば幸いです。次回は、総務業務に役立つ「オフィス移転プロジェクト成功の秘訣」についてお話しします。お楽しみに！

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