総務のプロが教える！オフィス移転プロジェクト成功の秘訣とおすすめ書籍の紹介

はじめに

オフィス移転は、総務にとって一大プロジェクト。スムーズに進めるためには、事前準備から当日の段取りまで、しっかりとした計画と実行力が求められます。

この記事では、総務のプロとして培った経験をもとに、オフィス移転を成功させるための秘訣を5つのステップで解説します！

総務の基本業務を知りたい方は、こちらの記事から！

準備フェーズ：現状把握とニーズの洗い出し

現状を把握する

移転プロジェクトを始める前に、まず現在のオフィスの状況を把握しましょう。

• 課題の洗い出し：スペース不足、交通の利便性、老朽化など。
• コスト構造の確認：賃料や維持費の現状を把握し、新オフィスでのコストと比較。

ニーズを明確にする

社員や部署の意見を収集し、新オフィスで必要な要素を洗い出します。

• 社員アンケート：移転先に期待することや課題。
• 経営陣のビジョン：オフィス移転が企業戦略に与える影響。

以前紹介した「Google Forms」や「Microsoft Forms」を活用してみよう！

物件選定フェーズ：理想のオフィスを見つける

選定基準を明確にする

物件選びは移転の成否を左右する重要な工程です。以下のポイントを基準に物件を比較検討します：

• 立地条件：交通アクセスや周辺環境。
• 通勤費による原価への影響：通勤費を会社負担にしている場合は、経営への影響も確認しましょう。
• 広さとレイアウトの柔軟性：将来的な成長に対応できるか。
• コスト：賃料だけでなく、共益費や設備費用も考慮。

不動産業者を活用する

信頼できる不動産業者に相談し、希望条件に合致する物件を紹介してもらいます。物件見学では、チェックリストを持参して細かい点まで確認を！

「どの不動産業者がいいの？」など相談があれば、「お問い合わせフォーム」からご遠慮なくどうぞ！

スケジュール管理：タイムラインを作成する

詳細な計画を立てる

移転プロジェクトの各工程をスケジュールに落とし込み、進捗を管理します。
一般的なスケジュールイメージは、以下のとおりです。

• 移転準備期間：3～6か月前からスタート。
• 設備や家具の発注：新オフィスのレイアウトが確定次第進める。
• 移転当日：引っ越し業者との連携をスムーズに行うための詳細な指示書を準備。

プロジェクト管理ツールの活用

TrelloやAsanaなどのツールを活用してタスクを管理し、全体の進行状況を可視化しましょう。

自分のためだけでなく、経営陣への進捗報告にも役立つぞ！

コスト管理：費用を抑える工夫

コストの見積もりと調整

移転にかかる主な費用をリストアップし、見積もりを取ります。

• 主要項目：引っ越し業者費用、家具や設備の購入費、新オフィスの初期費用。
• 予備費の確保：予期せぬコスト増加に備えて、予備費を10～20％確保。

節約のコツ

• 既存家具の再利用：状態が良ければ、新オフィスでも活用。
• 業者の比較：複数社から見積もりを取り、価格とサービス内容を比較。
• 旧オフィスの居抜き利用会社を探す：原状回復工事も節約できるなら節約したいですよね。

しめさばは過去に、旧オフィスを居抜きで利用してくれる会社を見つけて、2000万円の原状回復工事費を節約したことがあるぞ！

社員コミュニケーション：スムーズな情報共有

社内共有を徹底

移転に伴う変更点や新オフィスのルールを、社員全員に適切に伝えます。

• 説明会の実施：移転プロジェクトの進捗状況を定期的に報告。
• ガイドブックの配布：新オフィスでのルールや設備の使い方をまとめた資料を提供。

新オフィスの魅力をアピール

移転に不安を感じる社員には、新オフィスのメリットや快適さを伝え、モチベーションを高めます。

オフィス移転プロジェクトに向けた、おすすめの書籍をご紹介

しめさばがこれまでオフィス移転プロジェクトを手がけてきた中で、
役に立ったオススメの書籍を紹介します！

さらに詳しく学びたい方は、ぜひチェックしてみてください！

「行きたくなる」オフィス 集う場のデザイン（花田 愛）

株式会社オカムラ　ワークデザイン研究所リサーチセンター所長の
花田愛氏による著書です。

オフィス家具メーカーで有名な、あの「オカムラ」！

内容紹介（出版社より）

リモートワークが広がり、場所を固定しない働き方が広がる昨今、「行きたくなる」オフィスとはどのような場所なのか。
新たな価値を創造するために人が集い、課題に取り組むためには、どのような環境が求められているのか。
グループワーク、コミュニケーションを活性化させ環境デザインの要件をユニークなイラスト、図版とともに解説。

オフィスから会社を変える イノベーションが生まれる空間づくり（日本オフィス学会）

内容紹介（出版社より）

人的資本経営の核心はオフィスにあり！--早稲田大学教授・日本サステナブル建築協会会長　田辺新一
オフィスが会社を変え、働き方を変えていく！　
従来の会社でのデスクワークからテレワークまで、さまざまに変わりゆくオフィス環境。どのようなオフィス空間を構築すれば、従業員のやる気を引き出し、イノベーションを生み出すことができるのか？
長年にわたりオフィス研究に取り組んできた〈日本オフィス学会〉がその豊富な実績をもとに、多彩な視点からオフィスの役割や技術、活用法を論じ、ビジネスに変革をもたらす新しい環境づくりを提言する。

まとめ

オフィス移転は大きなチャレンジですが、しっかりとした準備と計画を行えば、スムーズに進めることができます。今回ご紹介した5つのステップを参考に、プロジェクトを成功に導いてください！

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