台風時の出社判断はどうする？総務が考えたい在宅勤務・出社抑制のポイント

台風時の出社判断、毎回悩みませんか？

台風が近づいてくると、総務や管理部門はかなり悩みます。

「明日は通常出社でいいのか」
「在宅勤務を呼びかけるべきか」
「でも、お客様対応や現場業務は止められない」

このあたりで、毎回頭を抱える会社も多いのではないでしょうか。

特にやりづらいのは、
計画運休などの分かりやすい外的要因がまだ出ていないときです。

電車が止まると決まっていれば判断しやすい。
でも、実際には
「計画運休は出ていないけれど、通勤時間帯に大雨や強風が重なりそう」
というケースもあります。

この記事では、台風接近時の出社判断について、
総務・バックオフィス目線で整理してみます。

大きなBCPを一から作るというより、
まずは会社として最低限どんな考え方を持っておくとよいか、
現実的な範囲でまとめます。

なお、本記事は公的機関の防災情報などを参考にしつつ、
総務担当者向けに実務目線で整理したものです。

実際の判断は、
自社の勤務形態、所在地、社員の通勤状況、事業内容に応じて検討してください。

まず前提｜総務だけで抱え込まない

台風時の出社判断は、総務だけで決める話ではありません。

• 情報を集める。
• 判断材料を整理する。
• 社員へ分かりやすく周知する。

ここまでは総務の大事な役割です。

ただし、会社として出社を抑制するか、
在宅勤務を原則にするか、現場業務をどう継続するかは、
経営や各部門の責任者も含めて判断するべき内容です。

総務が一人で背負いすぎると、あとで苦しくなります。

特に台風対応は、社員の安全だけでなく、
お客様対応や業務継続にも関わります。

だからこそ、総務は「判断する人」になるというより、
判断しやすい材料を揃える役割だと考えた方が現実的です。

総務や管理部門の役割については、こちらの記事でも整理しています。

判断基準は「会社所在地」だけで見ない

社員の居住地・通勤経路を見る

台風時の出社判断で見落としやすいのが、社員の通勤圏です。

会社所在地だけ見れば、まだ大丈夫に見えることがあります。
ただ、社員は会社の近くに住んでいるとは限りません。

都心のオフィスに、
埼玉・千葉・神奈川・郊外から通っている社員が多い会社もあります。

この場合、会社周辺の天候だけで判断すると危ないです。
会社は通常通りでも、社員の通勤経路が大きく乱れることがあります。

総務としては、

• 社員の通勤エリア
• 利用路線
• 乗り換えの多さ
• 通勤時間の長さ

このあたりも判断材料に入れておきたいところです。

通勤時間帯への影響を見る

台風対応で大事なのは、台風のピークそのものだけではありません。
通勤時間帯に影響が重なるかどうかです。

• 朝の出社時間に強い雨風が重なる。
• 夕方の帰宅時間に交通機関が乱れる。

この場合、出社できたとしても、帰れないリスクがあります。

出社判断をするときは、

「会社に来られるか」

だけでなく、

「安全に帰れるか」

まで見た方がよいです。

ここを見落とすと、帰宅困難や翌日の業務影響につながります。

気象情報は記事執筆時点の状況だけで判断せず、最新情報を確認する前提にしておくと安心です。

防災気象情報と警戒レベルとの対応について

気象庁・キキクル

計画運休がなくても油断しない

計画運休は、会社判断をしやすくする分かりやすい材料です。

ただ、計画運休が出ていないからといって、通常出社で問題ないとは限りません。
台風時には、当日になって遅延や運休が増えることもあります。

• 途中駅で止まる。
• 乗り換え先が動かない。
• 帰宅時間に急に運転見合わせになる。

こうしたケースもあります。

総務としては、「計画運休があるか」だけでなく、
「通勤が安定して成立するか」を見る必要があります。

ここはかなり大事です。

計画運休の考え方については、国土交通省の情報も参考になります。

「計画運休」、鉄道各社がタイムライン作成へ
～鉄道の計画運休のあり方について最終とりまとめ～

鉄道：災害対応について

経営には「安全」だけでなく「業務継続」で説明する

台風時の在宅勤務や出社抑制を提案するとき、
経営層に対しては「社員の安全」だけでは通りにくいことがあります。

もちろん、安全は大前提です。

ただ、会社によっては

「お客様対応を止めないこと」
「ビジネスを継続すること」を強く重視します。

その場合は、説明の軸を少し変えると伝わりやすくなります。

たとえば、
「出社させる方が、業務が不安定になる可能性があります」
という言い方です。

通勤中に電車が止まれば、業務開始が遅れます。
途中で足止めされれば、連絡も取りづらくなります。
夕方に帰れなくなれば、翌日の業務にも影響します。

つまり、台風時の出社は、必ずしも業務継続にプラスとは限りません。

在宅勤務が可能な職種であれば、
むしろ在宅の方が業務を安定して継続できる場合があります。

「安全のため」だけではなく、
「業務継続のために、通勤リスクを減らす」

この考え方で説明すると、経営側にも伝わりやすくなります。

勤務形態ごとに方針を分ける

台風時の対応で一番難しいのは、全社員を一律に扱えないことです。
特にIT企業やサービス業では、勤務形態がかなり分かれます。

• 自社拠点で働く人。
• 客先常駐している人。
• データセンター・物流センターなどで勤務する人。
• 24時間365日体制の業務に関わる人。

これらを一つの方針・文面でまとめると、
現場とハレーションが起きやすくなります。

自社拠点勤務者

自社拠点勤務で在宅勤務が可能な社員は、
台風時に最も在宅勤務へ切り替えやすい層です。

この場合は、
「原則在宅勤務」
「不要不急の出社は控える」
といった方針が出しやすいです。

ポイントは、「各自判断」にしすぎないことです。
各自判断にすると、真面目な人ほど無理に出社してしまうことがあります。

会社として一定の方針を示した方が、社員も判断しやすくなります。

客先常駐者

客先常駐者は、自社だけで勤務方針を決めにくいところがあります。
お客様先の方針や業務都合があるためです。

そのため、社内通知では、

「客先常駐者は、お客様先の方針・指示を確認してください」

と明記するのが現実的です。

ただし、ここで終わらせると少し冷たい印象になります。
あわせて、
「安全を最優先に、無理な移動は避けてください」
と入れておくとよいと思います。

自社として安全配慮の姿勢を示しつつ、客先事情も尊重する形です。

データセンター・物流センターなど勤務者

データセンターや物流センターなど、
業務特性上、出社対応が必要な職場もあります。

ここを一律に「在宅勤務」と書いてしまうと、現場から反発が出やすいです。

この場合は、
「業務特性上、出社対応が必要となる場合があります」
と前置きしたうえで、

「各部門の指示に従い、安全に十分配慮して行動してください」
とするのが現実的です。

大事なのは、出社が必要な人を軽く扱わないことです。

「在宅できる社員と、現場を維持する社員がいる。」

この違いを文面で分けておくと、余計なハレーションを減らせます。

どうしても出社が必要な業務

どの会社でも、どうしても出社が必要な業務はあります。

• 郵便物の確認
• 設備対応
• お客様対応
• 現地作業。

ただし、「誰かが来るだろう」にしてしまうと、
総務や一部の真面目な社員に負担が寄ります。

出社が必要な場合は、

• 上長承認制にする
• 部門ごとに必要性を判断する
• 事前に対象者を明確にする
• 無理な移動を前提にしない

このあたりを決めておくとよいです。

「来られる人が来る」ではなく、
「必要性を確認したうえで出社する」にした方が安全です。

社内通知で入れておきたい項目

台風時の社内通知では、できるだけ曖昧さを減らした方がよいです。
最低限、次の項目は入れておきたいところです。

• 対象日
• 判断理由
• 勤務方針
• 対象者ごとの扱い
• 客先常駐者の扱い
• 現場勤務者の扱い
• 出社が必要な場合の判断方法
• 無理な移動を避けること
• 今後の連絡方法

特に大事なのは、判断理由です。

「台風のため在宅勤務とします」
だけでは、少し弱いです。

• 「通勤時間帯に影響が見込まれるため」
• 「交通機関の乱れにより業務継続へ影響が出る可能性があるため」
• 「安全確保と業務継続の観点から」

このように理由を添えると、社員も納得しやすくなります。

また、総務名で通知する場合でも、
事前に経営や責任者の了承を取っておくと安心です。

台風対応は、総務だけの判断に見せない方がよいです。

BCPまでいかなくても、最低限の方針は持っておきたい

台風対応というと、
BCPをきちんと作らなければいけない、と思うかもしれません。

もちろん、事業継続計画を整えておくことは大事です。
ただ、中小企業や成長途中の会社では、いきなり立派なBCPを作るのは大変です。

それでも、最低限の方針は持っておいた方がいいと思います。

たとえば、

• いつ判断するか誰が判断するか
• 何を見て判断するか
• どの勤務形態を対象にするか
• 社員へどう連絡するか
• 出社が必要な業務をどう扱うか

このくらいでも、あるだけでかなり違います。

毎回ゼロから悩むのではなく、あらかじめ判断軸を持っておく。
それだけで、台風前日の総務の負担はかなり減ります。

本格的なBCPを検討する場合は、内閣府の事業継続ガイドラインも参考になります。

内閣府：事業継続ガイドライン

まとめ｜台風対応は「毎回の根性論」にしない

台風時の出社判断は、簡単ではありません。

社員の安全も大事です。
お客様対応も大事です。
現場を止められない業務もあります。

だからこそ、一律に「出社禁止」や「各自判断」で済ませるのではなく、
会社としての考え方を持っておくことが大事です。

• 会社所在地だけでなく、社員の通勤圏を見る。
• 計画運休の有無だけでなく、通勤が安定して成立するかを見る。
• 経営には、安全だけでなく業務継続の観点で説明する。
• 勤務形態ごとに方針を分ける。

このあたりを整理しておくだけでも、判断はかなりしやすくなります。

台風対応は、毎回の根性論にしない方がいいです。

総務としては、誰かが無理をして出社する前提ではなく、
無理をしなくても業務が回る状態を少しずつ作っていきたいですね。