総務が実際に使っている「お礼メール」の型 ～お心遣い・お土産・来客・お歳暮の例文つき～

取引先からお土産をいただいた。
来客対応が無事に終わった。年末にお歳暮が届いた。

そんなとき、
「お礼のメール、どう書けばいいんだろう」と手が止まったことはないでしょうか。

総務の仕事をしていると、
お礼のメールを書く機会がとても多くあります。
来客、お土産、贈答品、ちょっとした手配への感謝。

毎回ゼロから考えていると時間がかかるので、
私は場面ごとに「型」を決めて書いています。

この記事では、総務が実際によく使っているお礼メールの型を、
そのまま使える例文つきでまとめました。

先に結論｜お礼メールは「3つの要素」でできている

場面が違っても、お礼メールの中身はほぼ同じです。

1. 何に対するお礼か（具体的に）
2. 受け取ってどうだったか（ひと言の感想・状況）
3. これからのこと（今後ともよろしく、次回の予定など）

この3つが入っていれば、短くても失礼にはなりません。

逆に、「ありがとうございました」だけで終わると、
何に対するお礼なのかが伝わらず、定型文のように見えてしまいます。

送るタイミングは、原則その日のうち。

遅くとも翌営業日の午前中までに送ると、
「きちんとした会社だな」という印象が残ります。

「お心遣い」と「お気遣い」、どちらを使う？

お礼メールでいちばん迷うのがここだと思います。
一般的には、次のように使い分けられることが多いです。

• お心遣い：相手が自分のために心を配ってくれたこと。品物やお金をいただいたときにも使える
• お気遣い：相手が気にかけてくれたこと。言葉や行動での配慮に対して使うことが多い

たとえば、

• お土産・お歳暮をいただいた →「お心遣いいただき、ありがとうございます」
• 体調を気にかけてもらった →「お気遣いいただき、ありがとうございます」

どちらも目上の方に使って問題ない言葉です。

迷ったときは、品物が絡むなら「お心遣い」と覚えておくと、ほぼ外しません。

場面別｜そのまま使えるお礼メールの例文

例文1｜来社時にお土産をいただいたとき

件名：本日のご来社の御礼

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△ 総務部の□□です。

本日はお忙しいところ、弊社までお越しいただき
誠にありがとうございました。

また、お心遣いの品までいただき、恐縮しております。
さっそく部署の皆でおいしくいただきました。

本日お打ち合わせした件につきましては、
〇日までに改めてご連絡いたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント

• 食べ物なら「皆でおいしくいただきました」のように、受け取ったあとの様子をひと言入れると、定型文っぽさが消えます
• まだ開けていないなら「皆でいただきます」でかまいません
• お土産のお礼だけで1通にせず、来社のお礼とまとめるのが自然です

例文2｜来客対応が終わったあと（お土産なし）

件名：本日の御礼

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

本日はお足元の悪い中、
弊社までお越しいただきありがとうございました。

〇〇の件について直接お話を伺えたことで、
社内でも具体的に検討を進められそうです。

いただいた資料は、関係部署にも共有いたしました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント

• 「お足元の悪い中」は雨や雪の日だけ使います。晴れの日なら「お忙しいところ」に
• 「〇〇の件について〜」のように、その日の中身に触れる1文があるだけで、相手の記憶に残るメールになります

例文3｜お歳暮・お中元が届いたとき

件名：お歳暮の御礼

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

拝啓
師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたびは結構なお品をお贈りいただき、
誠にありがとうございました。
いつも変わらぬお心遣いに、心より感謝申し上げます。

社員一同で、ありがたく頂戴いたします。

寒さ厳しき折、皆様どうぞご自愛ください。
まずはメールにて御礼申し上げます。
敬具

ポイント

• お歳暮・お中元のお礼は、本来は手紙（はがき）が正式とされています。メールで送る場合は「まずはメールにて御礼申し上げます」と添えると丁寧です
• 時候の挨拶は、11月なら「晩秋の候」、12月なら「師走の候」など、届いた時期に合わせます
• 会社によっては、贈答品の受け取り自体を辞退する方針の場合があります。お礼を送る前に、自社の贈答ルールを確認してください

例文4｜社内の人にちょっとした手配をしてもらったとき

〇〇さん

先ほどは、急ぎの〇〇の手配をありがとうございました。
おかげで、午後の来客に間に合いました。

また何かあれば、こちらも協力しますので声をかけてください。

ポイント

• 社内のお礼は、短くていいので「おかげで何がどうなったか」を書きます
• 総務は「やってもらう側」より「やる側」になることが多い部署ですが、だからこそ、やってもらったときのお礼は意識して返すようにしています

総務目線で見る、お礼メールの注意点

宛名の人と、お礼を書く人がずれやすい

お歳暮や来客のお土産は、会社宛て・部署宛てに届くことがよくあります。

このとき、「誰がお礼を送るのか」が決まっていないと、
誰も送らないか、複数の人が送ってしまうことが起きます。

総務としては、次のどちらかに決めておくのがおすすめです。

• 宛名の担当者がいる場合 → その担当者が送る（総務は受け取った事実を伝えるだけ）
• 会社宛て・宛名が曖昧な場合 → 総務がまとめて送る

お礼の担当を先に決めておくだけで、「送り忘れ」と「二重送信」がなくなります。

参考までに、私の職場での運用も紹介します。

これまでいくつかの会社で総務をしてきましたが、
贈答品の扱いは会社ごとに色があり、どれが正解とは一概に言えません。

今の職場では、次のようにしています。

• 届いた贈答品は、共有のExcelブックに随時記録する（各部署の責任者がいつでも見られる状態にしておく）
• お礼は、宛名にかかわらず一律で社長名で出す

上で紹介した「担当者が送るか、総務が送るか」とは別の、
「誰が送るかで迷わない」やり方です。

一覧があるので、何が・いつ・どこから届いたかを各部署がすぐに確認できます。
お礼の名義も決まっているので、送り忘れも二重送信も起きにくい。

スピードと確実さを優先した形だと思っています。

「取り急ぎ」は、目上の相手には使い方に注意

「取り急ぎお礼まで」は便利な言葉ですが、相手によっては「急いで済ませた」と受け取られることがあります。

社外の目上の方には、

• 「まずはメールにて御礼申し上げます」
• 「略儀ながらメールにて失礼いたします」

のほうが無難です。

お礼メールに、別の用件を詰め込みすぎない

お礼のついでに、次回の依頼や確認事項を長々と書いてしまうことがあります。

お礼メールは、お礼が主役です。

用件がある場合は、最後に1〜2行で触れる程度にして、詳しい内容は別のメールに分けると、お礼の気持ちがきちんと伝わります。

まとめ｜型があると、お礼は速く・丁寧になる

お礼メールは、

1. 何に対するお礼か
2. 受け取ってどうだったか
3. これからのこと

の3つでできています。

場面ごとの型を持っておけば、毎回悩まずに、その日のうちに送れるようになります。

「お心遣い」と「お気遣い」で迷ったら、品物が絡むなら「お心遣い」。

この記事の例文は、そのままコピーして、宛名と中身を少し書き換えて使ってください。

電話での対応が苦手な方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

総務の仕事全体の流れを知りたい方はこちら。

総務のところには、ときどき少し不思議なお客さまも来ます。そんな話は、noteに書いています。

総務のところに来る、ちょっと不思議な来客たち